HINWEIS: Die Geschäftsstelle des BMVZ bietet keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes an; der hier übernommene Dialog beinhaltet daher lediglich auf Erfahrungen und Recherchen beruhende Auskünfte und Meinungen ohne Anspruch auf Fehlerfreiheit oder Vollständigkeit. Die Darstellung des Dialogs folgt weitestgehend der ursprünglichen Form, d.h. es handelt sich um eine mit möglichst wenigen Modifikationen vorgenommene Transkription von Anfragen aus dem Geschäftsstellen-Alltag in eine internet-taugliche Form.
In unserem MVZ hat kürzlich der Geschäftsführer gewechselt. Müssen wir deswegen die vorhandenen Briefbögen austauschen oder können wir sie aufbrauchen und dann beim Neudruck die Änderung berücksichtigen? Oder auf die bestehenden Bögen die Änderung einfach aufstempeln, bzw. -drucken?
Antwort
(bearbeitet Mai 2017):
Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
nach Recherche und Kenntnis meinerseits ist die Verwendung des ‚alten Briefes‘ nicht erlaubt – nur bis maximal zum Datum der Änderung des Handelsregistereintrags. Sollte also der neue Geschäftsführer schon ‚voll in Amt und Würden‘ sein, dann hat er auch alle Verantwortung und muss deshalb auch nach außen als solcher kenntlich gemacht werden.
Wortlaut § 35a GmbhG & Kommentierung
‚Angaben auf Geschäftsbriefen‘
Merkblatt der IHK Berlin
Pflichtangaben in Geschäftsbriefen
Die Variante des Eindrucks auf vorhandenem Briefbogen-Vordruck ist in diesem Fall nicht korrekt und führt gegebenenfalls zu Verwirrungen beim Adressaten, die Sie durch einen Neudruck proaktiv vermeiden könnten.
Natürlich stellt sich die Frage, was eigentlich die Folge einer solchen Verwirrung wäre, bzw. was passiert, wenn man die vorhandenen Bögen einfach so aufbrauchen würde. Im Hintergrund steht hier, dass die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen den Geschäftspartnern wesentliche Informationen vermitteln sollten. So gesehen dient die Vorschrift der Marktverhaltensregelung im Interesse der Marktteilnehmer. Verantwortlich für die Umsetzung, und deshalb im Zweifelsfalle für Fehler auch haftbar, ist der Geschäftsführer.
Vgl. Geschäftsführung von GmbH und UG
(Merkblatt der IHK Berlin, Seite 9)
Deshalb kann es im ungünstigsten Fall dazu führen, dass im Einzelfall der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5 a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllt ist und gegebenenfalls Schadensersatzansprüche ausgelöst werden. Darüber hinaus kann das Registergericht bei Verstößen gegen die Einhaltung der Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € verhängen.
Beides setzt natürlich voraus, dass irgend jemand eine entsprechende Beschwerde einreicht. Aber sicher kann man ja nie sein. Die IHK empfiehlt hier daher, „die Einhaltung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten und sich vor einem drohenden Zwangsgeld zu schützen.“ (Zitat von Seite 7 des oben verlinkten Merkblatts ‚Pflichtangaben in Geschäftsbriefen‘)
Dass einem die Vernichtung von (so viel) Papier, bloß weil ein Name falsch ist, widerstrebt, ist nachvollziehbar. In ähnlichen ‚Fällen‘ wird berichtet, dass das Restpapier in einer Druckerei um das untere oder seitliche Feld beschnitten wird und dann als Schmierpapier Kindergärten oder Ähnlichem zur Verfügung gestellt wurde.